あなたのお店の予約管理は、どのようにしていますか？
まさかまだ紙ですか？
それともグルメサイトの予約台帳ですか？
私は2011年から8年間、飲食店を運営する会社で販売促進の仕事をしているのですが、2019年に予約管理の悩みを一発で解決してくれる神ツール「エビカ」に出会いました。
複数のグルメサイトを使っているのでネット予約在庫の管理が大変
この記事では、このような悩みを解決してくれる予約管理システム「エビカ」を紹介します。
「エビカ」のメリット
予約管理に使っていた事務的な手間や労力を大幅に削減して人件費カット
予約の登録、変更、ネット予約在庫の調整など店舗スタッフが手動で行っていたことが、エビカの導入でほぼ自動化します。その作業に充てていた人件費を削減することができ、本来スタッフがもっと時間をかけるべき接客や商品のクオリティアップのための活動に時間を使う事が可能になります。
なぜ自動化することで人件費をカットできるのか、掘り下げてみていきましょう。
デジタルだから予約の登録・変更がスムーズ
2015年くらいまで、私の働く会社の飲食店も予約管理は紙でやっていました。紙なら誰でも使えますし、何よりお金がかからないというのがメリットです。しかし実際にはデメリットのほうが大きいのです。
レジ周りはメモや紙の切れ端に書かれた予約情報が散乱。席の移動や時間変更などがあれば、手書きでどんどん上書きしていくので見にくくなります。特に年末の忘年会シーズンは、予約が入り乱れるため、予約漏れやダブルブッキングなどのミスも起きやすくなります。
さらにネット予約がかなり普及し、即予約と呼ばれる予約方法が毎年増えるなか、リアルタイムにウェブ上に席在庫を反映できないことは、大きな機会損失になってしまいます。一度導入して使ってみると、もうエビカなしの店舗運営は考えられません。
グルメサイトから入ってくる即予約を自動で配席してくれる
初期設定の段階であらかじめ配席のルールを決めておけば、そのルールに従って自動で配席してくれます。また席の移動や時間変更も簡単な操作でサクッと完了します。
スタッフ間での予約情報の共有もエビカで解決
それぞれの予約ページには、スタッフがお客様と打ち合わせした内容を文字や画像でも残すことができるので、細かな要望などを他のスタッフとリアルタイムに共有できます。
用途に合わせた帳票出力が簡単ラクラク
その日の予約コースの一覧を出してキッチンとホールで共有するのに便利な帳票も簡単操作で出力できます。時間 / 人数 / コース名 / 要望などを一覧にできる帳票を超簡単に作成が可能です。キッチンとホールで共有することで、1日の流れをスムーズに共有できます。
マーケティングに活かせるあらゆるデータを連携させて売上アップを実現
痒いところに手が届く情報連携で、マーケティングの精度を上げて売上UPを実現します。
クラウド型のシステムだから店舗と本部でリアルタイムに情報共有
エビカはパソコンでもiPadでも使用することができ、インターネットに繋がる環境があればどこでも予約管理ができるクラウド型のシステムです。エビカではありとあらゆる顧客情報を集約できるので、店舗はもちろん、本部機能がマーケティングに活用するにも、とても便利なツールなのです。
複数のグルメサイトのネット予約在庫を自動連動するから機会損失ゼロ！
掲載している全媒体にお店の席をすべて在庫として登録できるため、ネット予約の機会損失が減り、予約数を増やすこができます。
経済産業省の資料によれば、ネット予約を介した飲食サービスの市場規模は、2017年で4,500億円と、2014年に比べて約2.6倍に急成長を遂げている。
週刊ダイヤモンド2018/11/17 P64
あなたのお店のネット予約比率はどのくらいでしょうか？私が働いている会社の店舗では20%〜50%前後の売上がネット予約によるものです。月商500万円なら100万円〜250万円です。
つまりネット予約の市場規模は絶対に無視できないですし、ネット予約の使い方次第で売上が大きく左右されるのは言うまでもありません。
ところで、あなたのお店ではいくつのグルメサイトに掲載していますか？私が担当している店舗で最も少ないところだと1つ。多いところだと4つものサイトに掲載しています。
グルメサイトが1つであれば在庫管理は必要なく、グルメサイトが提供する無料の台帳でなんら問題ありませんが4サイトとなると、もう手動ではお手上げです。
何がお手上げなのかを説明します。
例えばAサイト経由で2名の予約が入ったら当然お店の席在庫は2席減ります。ですが、他の3サイトとAサイトの席在庫はもちろん通常は連動しないので、自分で他3サイトの管理画面を1つずつ開き、2席の在庫を消しに行かなくてはいけません。
ネット予約が普及しユーザーが増えた今、来店30分前に予約してくることも日常茶飯事です。そんな予約管理を複数の媒体にまたがって手動で管理するなんて、ほぼ不可能なのです。
ではどうするかというと、それぞれのグルメサイトに掲載する席在庫を振り分ける方法が1つです。
例えば100席のお店であれば、A〜Dのグルメサイトに25席ずつといった具合です。
しかしこのやり方の大きなデメリットは、1グルメサイトの最大席数が25席なので、お店にはまだ席がたくさん空いていても、25席分の予約が入った時点でそのサイトからはネット予約が取れない状態になってしまうことです。
これでは、席の空き状況をリアルタイムにネット上に出せないことによる機会損失が起きてしまいます。グルメサイトによっては、グルメサイト上で予約できる席在庫がないと表示されないページすらあります。例えば「今すぐ行ける」や「今日予約できる」と検索した場合のページなどがそうです。
食べログ、ぐるなび、ホットペッパーなどのグルメサイトは、サイトに掲載する費用+ネット予約人数に応じた従量課金というビジネスモデルなので、ネット予約数を取れるお店が表示されやすくするのは当然なのです。
つまり、これらの悩みをすべて解決してくれるのがエビカの媒体一元管理機能なのです！
対応グルメサイト
食べログ
ぐるなび
ホットペッパーグルメ
Rettyなど
公式サイトには上記サイトの名称は明記していませんが、問題なく利用できます。
エビカ公式サイトで媒体一元管理について見る
https://www.ebica.jp/functions/web/media-management/
POSレジとの連携で、売上分析に便利なデータを簡単に出せる
ウォークインと予約の割合はどのくらい？
先月に比べて来店人数はどのくらい伸びた？
今月の予約での売上見込はどのくらい？
リピート客は今月何人来た？
どのグルメサイトからの売上が多い？少ない？
こんなデータをエクセルや手書きのデータで集計するのは、ものすごく時間がかかってしまいますよね。エビカとPOSレジを連携させれば、このようなデータをとっても簡単に、しかも見やすいグラフで表示することができるんです！
「ダッシュボード」という機能で、集客戦略に生かす事ができる様々な有益データをマーケティングに活用できます。複数のグルメサイトの予約状況や売上データをエビカで一目で分かるのは素晴らしい機能だと日々実感しています。
エビカの「ダッシュボード」に関する詳細はこちら
https://www.ebica.jp/functions/analytics/dashboard-func/
他にもこんなことができる！
・オーダー内容を顧客情報と紐付けでき、次回来店時のおもてなしやDM配信などに活かせる
・着席から退席までのテーブルのステータス情報をグルメサイトにもリアルタイムに反映でき、回転率向上に役立つ
対応レジ
東芝テック株式会社
ポスタス
Uレジ
NEC
※対応する機種は限られます
電話とエビカを連携させるCTIで高いレベルの顧客サービスを実現できる
エビカのCTI機能とは、お客様から電話がかかってきた時に、すでにエビカに顧客登録があれば自動で氏名・電話番号がパソコン画面に表示されるオプション機能です。
お客様のデータが既にあれば電話が鳴った瞬間に、誰なのかが確認できます。例えば常連様の場合なら、一言めで「いつもありがとうございます」などの気の利いた一言をかける事も可能になるのです。また、その表示された顧客情報から、予約登録画面に進む事ができ、過去の来店履歴も確認できるので、前回来店時とは異なるメニューの提案なども可能になり、予約登録が簡単＆スピーディーに完了します。
CTIとは
※Computer Telephony Integrationの略。「コンピューター電話統合」とも呼ばれる。コンピューターと電話機、FAX、モデムなどの電話系装置を統合し、コールセンター等の情報機能を効率化するシステム。
「エビカ」のデメリット
私の働く会社では3店舗でエビカを導入しましたが、導入することで生まれる”デメリット”は特に思い当たりません。
しかしもちろん無料ではないので月額の運用費が発生します。また初回の導入費用と、運用をスタートさせるまでの各種手続きや設定作業の負担はあります。
費用に関して
どの機能やオプションを利用するか、また契約する代理店によって価格が異なる場合がありますのでここでは目安金額としてお伝えします。
価格は契約する代理店やオプションの有無によって変わるため公式サイトでも明記していません。
私が会社で導入した時の費用感を参考までにお伝えすると、POS連携も含めた初期導入費用で約20万円、各種オプションも含めた月額費用は約2万円でした。
初回の設定作業
1. 未来予約をすべて手作業で入力する ※必須
導入予定日から先の予約をすべて「手作業で」入力する必要があります。その入力をしないと、正確な空席情報をシステムに反映できないので、これは必須作業です。常連様の多い店で未来予約の件数が多いとこの作業は、そこそこの労力が必要になります。
2. グルメサイトからの予約取り込み、自動配席の設定 (媒体一元管理) ※オプション
エビカを導入するうえで、最も難易度の高い作業はココだと思います。
ここは覚悟をして「えいっ！！」と頑張って乗り越えましょう。
ネット予約の取り込み〜自動配席までしてくれるということは、その仕組みをシステムに登録する必要があります。そこそこ大変な作業ではありますが、最初頑張ってこの作業を乗り越えれば、そのルールに従ってシステムが自動的に作業を代わりにやってくれるようになり、スタッフの生産性が大きくアップします。頑張る価値は大いにあります！
具体的には、どのようなルール・順序に基づいて配席していくのかをエビカの導入をサポートしてくれる担当者と打ち合わせをして決めていきます。お店として、どのような予約の取り方をしたいかを伝えると、その内容に合わせて設計をしてくれるので、それに沿って作業を進めます。
ここでひとつ安心材料としてお伝えしたいのが、エビカのサポート体制の素晴らしさです。エビカを運営するエビソルさんとのお取り引きは約1年くらいですが、サポートセンターのサポート体制が素晴らしいです。他のグルメサイトのサポートセンターにもよく問い合わせをしますが、対応品質、スピードともにNo.1だと思いますす。
3. 顧客データの引き継ぎ ※必要であれば
もともと使用している予約台帳がある場合、そこに記録されている顧客の来店データを自動で引き継ぐことができないので別途作業が必要です。
ちなみに、残念ながらホットペッパーのレストランボードを使用している場合、顧客データをCSV等でダウンロードはできないので、顧客データの引き継ぎは、すべて手作業で移す以外ほぼ不可能です。テーブルソリューションはCSVでのダウンロードが可能です。
CSVでダウンロードできる場合、そのデータをエビカのフォーマットに合わせて加工が必要です。例えば、エビカの顧客名登録はすべてカタカナが必須です。既存データにカタカナ登録されていない場合は、ひらがなをカタカナに変換が必要です。また、エビカが指定する列に指定のデータにする作業もあります。例えばA列には姓、B列には名などです。
これも、そこそこ根気のいる作業です。
4. CTI (電話、パソコンとの接続作業) ※オプション
導入時に電話とパソコンの使用環境をチェックするシートが送られてくるので、必要事項を記入して送り返します。場合によっては、電話とパソコンの仕様や設定変更が必要になるかもしれません。
接続作業はエビソルに依頼すると有料ですが、そんなに複雑な作業ではないので、送られてくる機器に同梱の説明書に沿って設定を進めれば、おそらく問題なく設定できます。
5. POSレジとエビカの連携
私の会社では東芝テックのレジを使っていましたが、レジ会社の担当者がすべて設定してくれたので自分で作業することは何もないです。
まとめ
最後にもう一度「エビカ」のメリットを確認しましょう。
- 予約管理に使っていた事務的な手間や労力を大幅に削減して人件費を削減
- グルメサイトを一元管理することでネット予約獲得数を最大化し売上アップ
- POSレジや電話ともエビカを連携させて有益なマーケティングデータを簡単に収集
「エビカ」を導入すると、これまで予約管理や顧客管理のために費やしていた事務的な手間や労力を大幅に削減し、ネット予約の機会損失を限りなくゼロにすることで売上アップを実現できます。
外食業界では人件費の高騰、人材不足が続き、今後もその問題は切っても切り離せないどころか、悪化の一途を辿るでしょう。自動化できる作業は機械に任せて人件費を削減し、右肩上がりのネット予約市場で勝てる仕組みを構築することは、今後の飲食店経営を占う重要な要素です。
ちにみに、今回ご紹介したエビカと似たようなサービスを提供している「レスラク」では、
2ヶ月間の無料トライアルがあるようです。
トライアル期間中に、やっぱり使い心地が悪くて解約となった場合でも費用は一切かかりません。
この記事を読んで、グルメサイトの一元管理に魅力を感じた方は、
まずは「レスラク」の無料トライアルで試してみるのもオススメです。
ノーリスクでお試しができて良いと思います◎
飲食店予約サイトの一元管理「レスラク」
この記事でご紹介した内容が、あなたのお店運営の参考になれば幸いです。
何かご質問・ご相談があればお問い合わせフォームよりご連絡ください。
では、また！
※本記事で解説したのは、エビカの機能紹介です。
レスラクの機能に関する詳細は、直接レスラクへお問い合わせください。